Ramen för arbetet i arbetsgruppen för stöttande strukturer är utmaningen: Hur kan vi tillgängliggöra stöttande strukturer för det fria kulturlivet i Sörmland?
Nedan skriver vi uppdateringar om arbetsgruppens processer. Om du har frågor är du varmt välkommen att mejla oss på skt@regionsormland.se.
Träff 1 – Introduktion 13/10
Syftet med den första träffen var att arbetsgruppen skulle få tillräckligt på fötterna för att kunna genomföra den hemuppgift som kommer ligga till grund för det fortsatta arbetet. Hemuppgiften är att intervjua ett antal personer som är verksamma inom kultursektorn i Sörmland om hur deras kreativa process ser ut. Detta för att försöka fånga likheter och skillnader som kan hjälpa oss vidare i projektprocessen. Vi kallar övningen ”Processresan” och vid intervjutillfället ritar man helt enkelt upp en tidslinje utifrån de svar man får av den som man intervjuar.
Anledningen att vi valde just processresa som verktyg är för att kunna se om vi hittar glapp under den kreativa processen. Glapp som knyter an till utmaningen (se ovan). Frågorna i relation till dessa glapp blir om vi behöver skapa ny stöttande struktur eller om det redan finns någon form av stöttande struktur som kanske inte används. Följdfrågan om det är så blir ju givetvis varför den inte används. Arbetsgruppen påbörjar den här analysen som en del av hemuppgiften men vi avslutar den gemensamt på träff 2.
Träff 2 – Fokusera 27/10
När vi samlat på oss en massa processresor är det dags att analysera dessa och samla insikter kring dem. Vad är det vi ser i materialet? Vilka glapp finns det? Vilka likheter och skillnader kan vi se? Vi jobbar tillsammans i mindre grupper och hjälper varandra att analysera materialet.
Först hittar vi insikter som vi kan koppla till processresorna och sedan klustrar vi ihop dessa till samlade insikter. De formulerar vi som ”Vi har upptäckt att…”. Totalt fanns 24 klustrade insikter som omformulerades till möjligheter eller utvecklingsområden av typen ”Hur skulle vi kunna…?”. Bland dessa gjordes en gemensam prioritering där vissa bedömdes som mer relevanta och genomförbara än andra.
Syftet med träff två var att projektledarna skulle ha 6 till 12 förslag på prioriterade utvecklingsområden som de ska bearbeta, vässa och lyfta till projektets styrgrupp för slutlig prioritering dagen efter träffen med arbetsgruppen. När styrgruppen och projektledarna gjort den slutliga prioriteringen återstår ett utvecklingsområde. Det är utifrån detta som arbetsgruppen kommer att skapa lösningsförslag vid nästa tillfälle den 10/11.
Träff 3 – Idégenerering 10/11
Utvecklingsområdet blev ”Hur skulle vi kunna möjliggöra ett system för utbyte och lärande på lika villkor mellan alla kultursektorns aktörer?”.
Som hemuppgift fick deltagarna i arbetsgruppen försöka besvara frågan genom att både samla på sig idéer från sina nätverk och komma på egna idéer.
Vi var inte särskilt oroliga för just detta steg i processen men vi hade nog inte heller kunnat föreställa oss precis hur bra det skulle bli. Ett 60-tal idéer som på ett eller annat sätt var lösningsförslag på utvecklingsområdet trattades först ner till 24 som sedan blev 15, väl genomarbetade och genomdiskuterade idéer. Dessa 15 prioriterades gemensamt av hela arbetsgruppen i slutet av träffen för att ge projektledarna vägledning i det fortsatta prioriteringsarbetet.
Detta arbete innebär en ytterligare omarbetning av de 15 idéerna inför en styrgruppsprioritering. I denna kommer styrgruppen och projektledningen att fatta beslut om vilka idéer som projektet kommer att arbeta vidare med och skapa prototyper kring vid träff fyra.
Träff 4 – Testa idéer 17/11
Vi valde att arbeta vidare med versioner av tre av de idéer som arbetet under träff tre mynnade ut i; Mötesplatser, Kompetensutveckling och Funktion utan pengapåse. Målet med träffen var att vi i slutet av den skulle ha tre prototyper med tillhörande planer för hur dessa ska testas på kulturaktörer.
Vi började med att prata om prototyper som ett sätt att visualisera och testa en idé gentemot personer som kan komma att använda den. Själva testningen av idéer sker i tre steg;
- planera för hur testningen ska gå till,
- skapa en prototyp/visualisering av idén,
- testa prototypen och dokumentera reaktionerna.
Själva syftet är att fånga upp de frågetecken som finns kring idén så att man i nästa steg ska kunna vässa den ytterligare inför testning i skarpt läge. Detta både som en del av samskapandet men också som ett sätt att tidigt hitta glapp och förbättringsområden.
Det här tillfället fick arbetsgruppen välja vilken idé de ville skapa prototyper kring. För att förbereda för hemuppgiften så genomförde grupperna de tre stegen ovan genom att först planera och skapa prototyp och sedan testa den på de andra grupperna på plats. När de fått återkoppling på prototypen och upplägget för testningen så hade de ytterligare lite tid att jobba vidare på dem.
Som hemuppgift inför sista tillfället kommer arbetsgruppen att testa prototyperna på sina nätverk.
Träff 5 – Finslipa prototyper & AVslut 1/12
Sista tillfället när vi träffades ägnade vi åt att finslipa de prototyper som arbetsgruppen testat på sina nätverk sedan senaste tillfället. Varje prototypgrupp pratade ihop sig om hur testningen gått och presenterade sedan resultaten för hela gruppen. I storgrupp fördes en diskussion om hur vi kan slipa på idén inför skarp testning under nästa år.
Projektets styrgrupp var med på mötet denna gång för att se hur vi jobbat, träffa arbetsgruppen och lyssna in på hur de resonerar kring de tre lösningsförslagen. Ett givande möte för både arbetsgruppen och styrgruppen där styrgruppen också fick lyfta en del tankar kring hur de ser på fortsättningen och arbetsgruppens resultat.
Vi avslutade tillfället med att fylla i tidrapporter, utvärdera hur arbetet har varit och äta tårta. Vi hade som mål att ha en till tre idéer färdiga för testning i skarpt läge vid sista tillfället och det målet uppnådde vi. Nu är det upp till oss i projektledningen att samla ihop och sammanställa insikter och erfarenheter från arbetsgruppsprocessen och planera för den skarpa testningen.
Stort, stort TACK till alla i arbetsgruppen!
